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 规章制度

    科技查新咨询工作(以下简称查新工作)是一项严肃、认真的科技管理工作,具有很强的政策性、法律性和科学性。为了加强对查新工作的管理,保证查新工作的质量,促进科技查新业务规范化,根据国家科技部最新颁发的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》,特制定本工作条例。

一、 任 务

    科技查新工作是指查新机构以查新委托人委托的内容为依据,通过计算机检索和手工检索等手段,运用综合分析分析和对比方法,为评价委托查新内容的新颖性提供文献依据。
辽宁省工业和信息科学研究院为国家科技部指定的一级查新单位,承担本省、华南地区及国内任何单位和个人委托的科技立项、成果鉴定和奖励、专利申请、新产品开发、技术咨询等方面的查新咨询。

二、 查新工作程序

    1.查新人员(审核员、查新员)应指导查新委托人按要求填写查新项目委托书(查新合同),同时提交查新项目的科学技术资料、说明需要查新项目的科学技术内容特点(查新点或创新点)和要求。
    2
.查新委托人应尽可能提供查新所需要的参考关键词(委托国内外查新的需提供中英文对照的查新关键词),参考文献,列出与查新项目密切相关的国内外文献。
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.查新员在接受委托前,应对查新委托人的委托内容进行初步审核,确定委托人提交的资料是否存在缺陷;是否符合查新要求,判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确;判断查新委托人提交的查新要求是否能够实现;确认能否满足查新委托人的时间要求。
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.查新员受理委托后,要认真了解查新项目的详细情况,包括检索目的、项目的主要特征、技术性能指标数据或发明点、创新点、技术进步等,并与委托方商定完成时间、联系方式等,最后签定查新项目合同。
    5.
查新员根据用户委托要求及对其所提供的各种资料进行认真分析,通过参考委托人提供的关键词,确定检索词、检索范围和使用的检索工具、专业数据库,并构造检索策略,全面、准确地查出相关文献。
    6.
查新员在完成检索后,应对检索结果进行筛选整理,选出与查新课题密切相关、一般相关的文献,并根据检索结果和分析阅读的需要,索取文献原文。密切相关文献应将原文全文复印件附在查新报告之后。
    7.
查新员应围绕查新点对检索结果进行综合分析对比确定查新项目的新颖性,在此基础上撰写查新报告,并给出客观、公正的查新结论。查新报告应按规范要求编写。
    8.
在查新检索过程中,查新员对所查项目的专业术语、技术核心存在疑问或把握不准,检索词、检索范围难以确定时,可咨询本所专业人员或通过自建专家数据库筛选同行专家,通过专家咨询解决相关问题。
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.对一些难度大、专业性强,自己审核有难度的重大项目查新,也应聘请同行专家或查新咨询专家进行审核把关。
    10
.查新报告完成后,应由具有高级技术职称的审核人员审定,查新员和审核员签名,并加盖 辽宁省工业和信息科学研究院报告专用章后方可生效。
    11.
查新报告一式两份,一份连同附件材料一起交委托方,一份由查新单位存档。

三、 查新工作质量要求

    12. 根据委托人的查新要求,对于国内查新项目,应以光盘检索、国内联机检索INTERNET网络检索等计算机检索为主,手工检索为辅;对于国内外查新项目,应在国内查新的基础上进行国外联机检索。特别对于通过光盘检索或专业数据库检索后,其检索结果为零或相关文献较少的查新项目,必需要经网络检索,以扩大检索范围,保证查全率。
    13.
查新员在选择检索系统(主要针对联机检索)时,应尽可能选用功能齐全、费用经济、检索方法简便的系统,特别应注重网络检索数据库系统和和我所开发的查新档案库、科技成果档案库、专家库和广东省医药卫生获奖成果库自建数据库等在检索中的应用。
    14
.查新员选择好数据库后,应尽可能构造出准确表达查新委托人信息需求的检索式,以节省联机时间,降低检索费用。
    15.
查新检索年限一般不得少于10年,必要时为15年或更长。每个查新项目必须检索8-10个综合性和专业性数据库及检索刊物,并对其相关学科的核心期刊现刊进行手检,每个项目须检索相关现刊8-10种以上,以便与查新课题进行对比分析。
    16.
每一个查新项目需由2名查新员共同完成。查新检索时间一般为7-10天。
    17.
对检索结果为零的查新项目,在出具报告之前,查新人员应和委托方共同商讨,重新审核检索词、检索范围、年限、检索策略是否正确,并要求再次进行检索,有必要时应提交专家咨询组审查并作出最终结论。
    18.
查新结论应包括检索到的相关文献数量、文献分布情况概述和综合比较分析,对密切相关文献或主要相关文献应进行分析比较,围绕查新点说明与所查课题相同、相似或不同之处,最后写出查到与课题相同、相似的文献或未查到相同文献及对查新项目新颖性的判断结论。
    19.
查新员撰写的每一个查新结论,都应当以文献为依据,符合实际,不包含任何个人偏见;不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
    20.
查新报告中应对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述,应根据所检出文献的相关程度,按照从密切到一般的次序将相关文献以题录或文摘的格式依次排序列出;对所列出的主要相关文献在报告中应进行简要描述,一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提。每个查新报告必须附上密切相关文献或主要相关文献的原文3-5篇以上。
    21.
查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准活规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。

四、 对查新工作的管理

    22.查新员必须具有本科(含)以上学历,中级(含)以上专业技术职称,能熟练掌握检索技能,具有相关的专业知识和较宽的知识覆盖面,熟悉查新判断、分析的原则与要求,能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼,具备从事查新的能力;熟悉《科技查新机构管理办法》;接受过国家有关查新的正规培训,具有从事查新的资格;具有两年以上与查新相关的工作经历;具有一定的外语水平、计算机水平;具有良好的职业道德。职责为:查新员须负责查新的全过程,代表本查新机构处理查新委托等事宜并负责撰写查新报告;必要时与审核员协商后代表本机构选择合适的查新咨询专家。
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.审核员除具有上述条件外,还必须具有高级专业技术职称。职责为:审核员须负责审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范,并向查新员提出审查意见。
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.对查新项目的受理,应根据《科技查新机构管理办法》和科技部颁发的《科技查新规范》,以及本所《科技查新规范实施细则》的有关规定,受理查新业务。有下列情况之一时,不得受理查新委托:1)查新项目所属专业超出本机构所承担查新业务的专业范围;2)缺少必要的数据库或文献资源;3)查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点;4)查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
    25.
查新单位应严格遵守回避保密制度,不得承担本单位科技项目的查新工作,同时对委托方提供的技术资料、口述技术内容等负责保密。
    26.
查新人员应维护查新项目所有者(委托单位或人)的知识产权,课题完成后应将所有查新材料全部退还查新机构或查新项目所有者,不得向其他组织或个人扩散,不得非法占为己有,使用、提供、转让他人的科技成果。
    27.
查新人员、审核人员应遵守科学道德和职业道德,严肃认真地进行操作,如违反业务规则、弄虚作假、徇私舞弊、收受贿赂,出具虚假报告,给用户造成损失,将撤消其查新资格,情节严重者,给予必要的行政处分。
    28.
为了保证查新报告的质量,提高查新人员的业务水平,应开展经常性的用户反馈意见调查及查新工作的定期抽查,查新报告质量的抽查应每年进行一次,以课题量的2.5%-3%(原则上每人1-2个课题)进行随机抽查,抽查内容包括:检索词、分类号、检索范围是否合理,相关文献的查全率、查准率,查新报告的结论是否客观、准确等,以此作为改进查新工作及奖罚的依据。
    29.
查新项目的档案管理:项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记、并需经双方签字;查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理。管理年限一般为5年,逾期档案可予销毁,销毁档案须经所领导批准,并建立销毁登记;对查新项目应当使用计算机进行管理,每个项目的《科技查新报告》应定期登录到广东省科技查新档案库和国家查新工作数据库。
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.本条例自200711起执行。详细内容见《辽宁省工业和信息科学研究院科技查新规范实施细则》。

发布时间:2012-8-30


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